Técnicas ancestrales para hacer presentaciones

Esta es la propuesta del reconocido autor Garr Reynolds para hacer presentaciones inspirado en las ancestrales técnicas japonesas.

Esta historia arranca con dos imágenes millonarias, la de Google y Yahoo!. Ambas son muy conocidas, aunque una ha sido mucho más exitosa que la otra. ¿Qué diferencia sustancial hay entre ellas? Mientras Google parece un atributo a lo simple y lleva un mensaje limpio, directo, con un diseño balanceado y moderno;  Yahoo! presenta mucha más información, muy pocos espacios en blanco (de hecho en 1999, cuando Google salió al mercado, Yahoo! tenía más de 175 hipervínculos) y una página cargada de texto. Si las imágenes reflejaran los balances de las empresas, por lo menos en la guerra de los buscadores de contenidos, lo simple está ganando la batalla.

Sin embargo, este artículo no tiene que ver con marcas, sino con un aspecto más terrenal. En carne propia todos hemos tenido que sufrir, en el estudio o en el trabajo, las tediosas presentaciones del mundo moderno. PowerPoint tan solo lleva más de dos décadas en el mercado pero parece un invento de toda la vida. Esta herramienta fue creada por los diseñadores Robert Gaskins y Dennis Austin en 1987 para Mac, pero luego pasó a manos de Microsoft y desde entonces el mundo no ha sido el mismo. La típica presentación de hoy: diapositivas llenas de texto en viñetas, una tras otra en fuente 10 que nadie puede leer, sin espacios, formatos prediseñados con gráficas infantiles y en la esquina el logo corporativo... y luego de la media hora perdida solo nos preguntamos ¿en qué momento se nos olvidó presentar y hacer presentaciones? Pues la mayor parte de las veces la presentación, en vez de ayudar, hace daño.

Al parecer, el descontento es generalizado. En 2001, el famoso autor Seth Godin escribió un artículo de diez páginas con el título Really Bad PowerPoint que se convirtió en el texto electrónico más vendido ese año en Amazon.com. De hecho, la molestia con las presentaciones modernas tiene un fundamento científico. Un estudio de la University of New South Wales encontró que “es más difícil procesar información cuando esta se recibe en forma verbal y escrita simultáneamente”. Al respecto, Garr Reynolds, autor del maravilloso libro, Presentation Zen: simple ideas on presentation design and delivery, opina que “una buena presentación oral es distinta a un documento bien escrito, tratar de juntar las dos cosas tiene como resultado malas presentaciones y malos textos”.

Presentation Zen

Garr Reynolds es considerado una autoridad mundial en diseño y ejecución de presentaciones. Hace tiempo está radicado en Japón, donde es profesor en la Kansei Gaidai University, director de la organización Design Matters Japon y es el creador del Blog Presentation Zen, el sitio en presentación y diseño más famoso del mundo.

“Realmente el problema no son los software como PowerPoint, o el mucho más cool Keynote de Apple, sino los malos hábitos que han generado”, explica este autor. En sus inicios Steve Jobs, cofundador de Apple, visionó el computador “como el equivalente de una bicicleta que potencia la mente humana”, pero para el caso de las presentaciones, Reynolds opina que funcionan más como automóviles que frustran el pedaleo de la creatividad y la imaginación. Es decir, según este autor, es posible crear presentaciones memorables incluso con la versión más vieja de PowerPoint, pero se requiere un cambio de mentalidad. Las claves son desconectarse en la preparación, simplicidad en el diseño y naturalidad en la ejecución.

He aquí, para arrancar, una gran mentira que muchos nos decimos todo el tiempo ¡yo no soy creativo! Esta categoría solemos dejarla en manos de escritores, artistas o diseñadores, mas no en las propias. Pero realizar una presentación, recolectar información, organizarla, estructurarla y además crear un diseño y utilizar multimedia (así sea escoger entre los predeterminados en PowerPoint) es un acto eminentemente creativo. No importa si usted es un científico, un médico o una persona de negocios, cuando se trata de presentaciones usted es un creativo. “Hacer una presentación requiere tanto del lado izquierdo como del derecho del cerebro”, argumenta Reynolds. Según este autor, como en la filosofía Zen, implica tener una mentalidad de niño o principiante. Permitir deslumbrarse y en muchos casos dejar el pasado atrás.

El experto en mercadeo, Seth Godin, considera que una presentación es una “transferencia de emociones”. “Comunicarse se trata de persuadir a los demás, venderles una idea o un punto de vista. Expresar algo que le apasiona, por lo que está entusiasmado, triste o algo que le angustia. Pero si todo lo que quiere es presentar unas cifras y unas gráficas, mejor cancele la reunión y envíe un reporte”, plantea Godin. Todos tenemos una historia que queremos contar. ¿Cuál es su historia?

La preparación

Curiosamente, el mejor consejo que usted puede recibir sobre cómo hacer buenas presentaciones es antes de arrancar apagar su computador. “Un error usual es sentarse al frente de una diapositiva y allí pensar el contenido de su charla. Antes del diseño usted necesita ver la imagen general, y los puntos centrales de su historia”, argumenta Reynolds en su libro.  Para Reynolds las mejores herramientas en esta fase son papel y lápiz, muchos post-its, crayones o el tablero en acrílico de su oficina. “Usted necesita desconectarse; en mi experiencia siempre encuentro que agarrar un lápiz y un papel es la mejor forma de conectarme con mi cerebro y que las ideas fluyan más espontáneamente”, dice Reynolds. De hecho, asegura que los mejores diseñadores arrancan la jornada “unplugged”.

Preparar una presentación significa organizar sus ideas e identificar el mensaje principal de su historia, y aquí es fundamental realizar las preguntas correctas. “La gente suele preguntarme cosas como ¿cuántas diapositivas debo utilizar?, sin entender que las presentaciones serían mucho mejores tan solo con contestar ¿cómo es mi público? ¿qué esperan? o ¿cuál es el eje central de mi historia?”, plantea el autor.

Busque inspiración en lugares insospechados, como por ejemplo en el esquema de las caricaturas, en la música, en el arte o realizando historias en gráficos de tablero, una técnica muy común en la industria del cine. Hoy en día infinita información está disponible en tiempo real para cualquiera, entonces lo que la gente realmente va a valorar es su historia, su creatividad y el mensaje detrás de sus datos.

Hoy es típico ver presentaciones cargadas de datos, texto y gráficas. Para esto, Garr Reynolds recomienda que la presentación tenga tres componentes: su presentación, que debe ser lo más contundente y simple posible, sus notas para que pueda guiarse y, algo fundamental, un documento escrito con las ideas, datos y cifras para dejarle a los asistentes. “El documento es la prueba que le va ayudar a convencer a los académicos entre sus asistentes de aquello que les ha vendido emocionalmente”, alguna vez dijo Seth Godin.

Finalmente, siéntase George Lucas o Steven Spielberg, y edite el contenido de su presentación, quite las diapositivas, incluso de las que se siente más orgulloso, si no le agregan al valor a su historia. En ninguna charla es posible decir todo lo que hay que decir, y si todo le parece importante entonces nada es realmente prioritario.

El diseño

En la filosofía Zen una palabra fundamental es Kanzo que significa simpleza. “Las presentaciones se deberían pensar como los jardines Zen, espacios abiertos sin mucha ornamentación, unas pocas rocas bien seleccionadas y hermosas estructuras en madera”, ilustra Reynolds. En nuestra cultura tendemos a confundir lo simple con simpleza. Pero la simplicidad no necesariamente es ser simple y gran parte de las veces implica el mayor trabajo. Albert Einstein solía decir “has todo lo posible para hacer las cosas más simples no simplistas”. Por otra parte, el diseño de una presentación va mucho más allá de la decoración. “El diseño debe arrancar en la mente desde el comienzo, no como una serie de adornos para el final”, argumenta el autor. Es decir, el diseño debe estar compenetrado con el mensaje y el espíritu de la historia desde que arranca y no se debe tratar como el mensaje que se coloca una vez terminado el pastel.

Según Garr Reynolds existen tres recomendaciones muy puntuales para el diseño de una buena presentación. Usted puede revisar www.presentationzen.com o la página www.ted.com de la comunidad Technology, Entertainment, Design para ver casos reales de diseño y ejecución de presentaciones memorables. La primera recomendación clave del diseño tiene que ver con la relación de elementos relevantes vs. basura en la diapositiva. En un ejemplo del libro, una diapositiva pretende comparar las tasas de obesidad entre Estados Unidos y Japón con tasas de 33% contra 3,2% respectivamente. Pues en este caso en particular no vale la pena colocar información de más países, estas dos cifras son tan contundentes que sustentan toda una historia.

Algunas personas van más allá, como Seth Godin, quien opina “no más de 6 palabras por dispositiva, ¡nunca!! No existe un tema lo suficientemente complejo como para romper esta regla”. Esto puede ser exagerado, pero la clave es hacer dispositivas que den fuerza a sus palabras, no que las repitan.

El segundo concepto del diseño tiene que ver con el poder de las imágenes. Y en esto vale la pena ser muy concretos. Una estrategia mucho mejor que utilizar los formatos prediseñados de PowerPoint, para algunos casos, es utilizar de fondo fotos profesionales, con algunos títulos llamativos. Si usted no es un profesional en diseño puede encontrar fotos de calidad en páginas como www.istockphoto.com o www.fotolia.com.

Finalmente, la tercera recomendación se refiere al balance y elegancia de utilizar fuertes espacios en blanco. Imagine una diapositiva con fondo blanco nítido simplemente con la imagen de un Suchi en el centro y el título “el 3,2% de los japoneses son delgados”. Amplios espacios sin utilizar muchas veces son sinónimo de profesionalismo. Nuevamente, entender el aporte de estas lecciones solo es posible al ver presentaciones en las páginas ya citadas.

La ejecución

Y aquí el secreto es ser muy humanos. Algunas investigaciones sugieren que los alumnos evalúan a los mejores profesores cuando estos “logran ilustrar lo que dicen con historias y anécdotas personales”. Recuerde, la información hoy es asequible para todos, lo que realmente cuenta es la historia detrás de los datos, la personalidad de quien expone, sus experiencias, sus ilusiones, alegrías y tristezas, y su forma de ver la vida. Como en la filosofía Zen, las personas que saben presentar se aíslan del mundo entero para estar completamente allí en ese momento, para vivirlo con pasión y entregar todo de sí. Dejan el alma entera para su público.

Estructurar, realizar y hacer presentaciones es un arte que se cultiva en la vida. Aproveche cada momento para mejorar: la cotidianidad, el jazz, el trancón, las películas y los problemas. En la vida profesional una pésima presentación puede marcar su carrera, pero alguna en la que haya logrado trascender, conectarse realmente con un grupo de personas que no solamente están inclinando la cabeza en síntoma de aprobación, puede ser una experiencia imborrable para el resto de sus días.


Autor: Carlos Andrés Vanegas
Para la sección Management de la Revista Dinero