Técnicas ancestrales para hacer presentaciones

Esta es la propuesta del reconocido autor Garr Reynolds para hacer presentaciones inspirado en las ancestrales técnicas japonesas.

Esta historia arranca con dos imágenes millonarias, la de Google y Yahoo!. Ambas son muy conocidas, aunque una ha sido mucho más exitosa que la otra. ¿Qué diferencia sustancial hay entre ellas? Mientras Google parece un atributo a lo simple y lleva un mensaje limpio, directo, con un diseño balanceado y moderno;  Yahoo! presenta mucha más información, muy pocos espacios en blanco (de hecho en 1999, cuando Google salió al mercado, Yahoo! tenía más de 175 hipervínculos) y una página cargada de texto. Si las imágenes reflejaran los balances de las empresas, por lo menos en la guerra de los buscadores de contenidos, lo simple está ganando la batalla.

Sin embargo, este artículo no tiene que ver con marcas, sino con un aspecto más terrenal. En carne propia todos hemos tenido que sufrir, en el estudio o en el trabajo, las tediosas presentaciones del mundo moderno. PowerPoint tan solo lleva más de dos décadas en el mercado pero parece un invento de toda la vida. Esta herramienta fue creada por los diseñadores Robert Gaskins y Dennis Austin en 1987 para Mac, pero luego pasó a manos de Microsoft y desde entonces el mundo no ha sido el mismo. La típica presentación de hoy: diapositivas llenas de texto en viñetas, una tras otra en fuente 10 que nadie puede leer, sin espacios, formatos prediseñados con gráficas infantiles y en la esquina el logo corporativo... y luego de la media hora perdida solo nos preguntamos ¿en qué momento se nos olvidó presentar y hacer presentaciones? Pues la mayor parte de las veces la presentación, en vez de ayudar, hace daño.

Al parecer, el descontento es generalizado. En 2001, el famoso autor Seth Godin escribió un artículo de diez páginas con el título Really Bad PowerPoint que se convirtió en el texto electrónico más vendido ese año en Amazon.com. De hecho, la molestia con las presentaciones modernas tiene un fundamento científico. Un estudio de la University of New South Wales encontró que “es más difícil procesar información cuando esta se recibe en forma verbal y escrita simultáneamente”. Al respecto, Garr Reynolds, autor del maravilloso libro, Presentation Zen: simple ideas on presentation design and delivery, opina que “una buena presentación oral es distinta a un documento bien escrito, tratar de juntar las dos cosas tiene como resultado malas presentaciones y malos textos”.

Presentation Zen

Garr Reynolds es considerado una autoridad mundial en diseño y ejecución de presentaciones. Hace tiempo está radicado en Japón, donde es profesor en la Kansei Gaidai University, director de la organización Design Matters Japon y es el creador del Blog Presentation Zen, el sitio en presentación y diseño más famoso del mundo.

“Realmente el problema no son los software como PowerPoint, o el mucho más cool Keynote de Apple, sino los malos hábitos que han generado”, explica este autor. En sus inicios Steve Jobs, cofundador de Apple, visionó el computador “como el equivalente de una bicicleta que potencia la mente humana”, pero para el caso de las presentaciones, Reynolds opina que funcionan más como automóviles que frustran el pedaleo de la creatividad y la imaginación. Es decir, según este autor, es posible crear presentaciones memorables incluso con la versión más vieja de PowerPoint, pero se requiere un cambio de mentalidad. Las claves son desconectarse en la preparación, simplicidad en el diseño y naturalidad en la ejecución.

He aquí, para arrancar, una gran mentira que muchos nos decimos todo el tiempo ¡yo no soy creativo! Esta categoría solemos dejarla en manos de escritores, artistas o diseñadores, mas no en las propias. Pero realizar una presentación, recolectar información, organizarla, estructurarla y además crear un diseño y utilizar multimedia (así sea escoger entre los predeterminados en PowerPoint) es un acto eminentemente creativo. No importa si usted es un científico, un médico o una persona de negocios, cuando se trata de presentaciones usted es un creativo. “Hacer una presentación requiere tanto del lado izquierdo como del derecho del cerebro”, argumenta Reynolds. Según este autor, como en la filosofía Zen, implica tener una mentalidad de niño o principiante. Permitir deslumbrarse y en muchos casos dejar el pasado atrás.

El experto en mercadeo, Seth Godin, considera que una presentación es una “transferencia de emociones”. “Comunicarse se trata de persuadir a los demás, venderles una idea o un punto de vista. Expresar algo que le apasiona, por lo que está entusiasmado, triste o algo que le angustia. Pero si todo lo que quiere es presentar unas cifras y unas gráficas, mejor cancele la reunión y envíe un reporte”, plantea Godin. Todos tenemos una historia que queremos contar. ¿Cuál es su historia?

La preparación

Curiosamente, el mejor consejo que usted puede recibir sobre cómo hacer buenas presentaciones es antes de arrancar apagar su computador. “Un error usual es sentarse al frente de una diapositiva y allí pensar el contenido de su charla. Antes del diseño usted necesita ver la imagen general, y los puntos centrales de su historia”, argumenta Reynolds en su libro.  Para Reynolds las mejores herramientas en esta fase son papel y lápiz, muchos post-its, crayones o el tablero en acrílico de su oficina. “Usted necesita desconectarse; en mi experiencia siempre encuentro que agarrar un lápiz y un papel es la mejor forma de conectarme con mi cerebro y que las ideas fluyan más espontáneamente”, dice Reynolds. De hecho, asegura que los mejores diseñadores arrancan la jornada “unplugged”.

Preparar una presentación significa organizar sus ideas e identificar el mensaje principal de su historia, y aquí es fundamental realizar las preguntas correctas. “La gente suele preguntarme cosas como ¿cuántas diapositivas debo utilizar?, sin entender que las presentaciones serían mucho mejores tan solo con contestar ¿cómo es mi público? ¿qué esperan? o ¿cuál es el eje central de mi historia?”, plantea el autor.

Busque inspiración en lugares insospechados, como por ejemplo en el esquema de las caricaturas, en la música, en el arte o realizando historias en gráficos de tablero, una técnica muy común en la industria del cine. Hoy en día infinita información está disponible en tiempo real para cualquiera, entonces lo que la gente realmente va a valorar es su historia, su creatividad y el mensaje detrás de sus datos.

Hoy es típico ver presentaciones cargadas de datos, texto y gráficas. Para esto, Garr Reynolds recomienda que la presentación tenga tres componentes: su presentación, que debe ser lo más contundente y simple posible, sus notas para que pueda guiarse y, algo fundamental, un documento escrito con las ideas, datos y cifras para dejarle a los asistentes. “El documento es la prueba que le va ayudar a convencer a los académicos entre sus asistentes de aquello que les ha vendido emocionalmente”, alguna vez dijo Seth Godin.

Finalmente, siéntase George Lucas o Steven Spielberg, y edite el contenido de su presentación, quite las diapositivas, incluso de las que se siente más orgulloso, si no le agregan al valor a su historia. En ninguna charla es posible decir todo lo que hay que decir, y si todo le parece importante entonces nada es realmente prioritario.

El diseño

En la filosofía Zen una palabra fundamental es Kanzo que significa simpleza. “Las presentaciones se deberían pensar como los jardines Zen, espacios abiertos sin mucha ornamentación, unas pocas rocas bien seleccionadas y hermosas estructuras en madera”, ilustra Reynolds. En nuestra cultura tendemos a confundir lo simple con simpleza. Pero la simplicidad no necesariamente es ser simple y gran parte de las veces implica el mayor trabajo. Albert Einstein solía decir “has todo lo posible para hacer las cosas más simples no simplistas”. Por otra parte, el diseño de una presentación va mucho más allá de la decoración. “El diseño debe arrancar en la mente desde el comienzo, no como una serie de adornos para el final”, argumenta el autor. Es decir, el diseño debe estar compenetrado con el mensaje y el espíritu de la historia desde que arranca y no se debe tratar como el mensaje que se coloca una vez terminado el pastel.

Según Garr Reynolds existen tres recomendaciones muy puntuales para el diseño de una buena presentación. Usted puede revisar www.presentationzen.com o la página www.ted.com de la comunidad Technology, Entertainment, Design para ver casos reales de diseño y ejecución de presentaciones memorables. La primera recomendación clave del diseño tiene que ver con la relación de elementos relevantes vs. basura en la diapositiva. En un ejemplo del libro, una diapositiva pretende comparar las tasas de obesidad entre Estados Unidos y Japón con tasas de 33% contra 3,2% respectivamente. Pues en este caso en particular no vale la pena colocar información de más países, estas dos cifras son tan contundentes que sustentan toda una historia.

Algunas personas van más allá, como Seth Godin, quien opina “no más de 6 palabras por dispositiva, ¡nunca!! No existe un tema lo suficientemente complejo como para romper esta regla”. Esto puede ser exagerado, pero la clave es hacer dispositivas que den fuerza a sus palabras, no que las repitan.

El segundo concepto del diseño tiene que ver con el poder de las imágenes. Y en esto vale la pena ser muy concretos. Una estrategia mucho mejor que utilizar los formatos prediseñados de PowerPoint, para algunos casos, es utilizar de fondo fotos profesionales, con algunos títulos llamativos. Si usted no es un profesional en diseño puede encontrar fotos de calidad en páginas como www.istockphoto.com o www.fotolia.com.

Finalmente, la tercera recomendación se refiere al balance y elegancia de utilizar fuertes espacios en blanco. Imagine una diapositiva con fondo blanco nítido simplemente con la imagen de un Suchi en el centro y el título “el 3,2% de los japoneses son delgados”. Amplios espacios sin utilizar muchas veces son sinónimo de profesionalismo. Nuevamente, entender el aporte de estas lecciones solo es posible al ver presentaciones en las páginas ya citadas.

La ejecución

Y aquí el secreto es ser muy humanos. Algunas investigaciones sugieren que los alumnos evalúan a los mejores profesores cuando estos “logran ilustrar lo que dicen con historias y anécdotas personales”. Recuerde, la información hoy es asequible para todos, lo que realmente cuenta es la historia detrás de los datos, la personalidad de quien expone, sus experiencias, sus ilusiones, alegrías y tristezas, y su forma de ver la vida. Como en la filosofía Zen, las personas que saben presentar se aíslan del mundo entero para estar completamente allí en ese momento, para vivirlo con pasión y entregar todo de sí. Dejan el alma entera para su público.

Estructurar, realizar y hacer presentaciones es un arte que se cultiva en la vida. Aproveche cada momento para mejorar: la cotidianidad, el jazz, el trancón, las películas y los problemas. En la vida profesional una pésima presentación puede marcar su carrera, pero alguna en la que haya logrado trascender, conectarse realmente con un grupo de personas que no solamente están inclinando la cabeza en síntoma de aprobación, puede ser una experiencia imborrable para el resto de sus días.


Autor: Carlos Andrés Vanegas
Para la sección Management de la Revista Dinero

Nunca es tarde en la vida

Lo que realmente tiene valor es el impacto de nuestras acciones, no en qué momento de la vida las realizamos. Hay todo un largo camino para alcanzar nuestros sueños.

En 1970 Roberto Gómez Bolaños tenía 41 años. A pesar de que llevaba años escribiendo guiones para comediantes respetados en México, como Viruta y Capulina, Don Roberto no era famoso. En su vida había practicado como boxeador, futbolista e incluso dejó a un lado su carrera como ingeniero en la Universidad Nacional Autónoma de México. Había intentado muchos caminos y a los 41 años nunca hubiera imaginado que sería una persona tan querida en toda América Latina. Al parecer su nombre artístico “Chespirito” se lo dio un reconocido cineasta quien veía en Don Roberto a un “Shakespeare” chiquito.  Solo fue hasta este año en 1970, cuando arrancó su programa de televisión, que su carrera empezó a tomar vuelo. Solo después de los 40s Chespirito empezó a decir “síganme los buenos”…

En 1987 Paulo Coelho tenía 40 años. En su juventud Coelho tuvo tantas dificultades que incluso a los 16 años fue internado en un hospital psiquiátrico. Toda su vida sintió el llamado de la literatura y el teatro pero fracasaba en cada intento. Fue en 1987 cuando decide realizar el peregrinaje por el camino de Santiago. En compañía de su guía espiritual Petrus (este no era su verdadero nombre) arrancó en la ciudad francesa S. Jean Pied-de-Port hasta llegar a la localidad española Santiago de Compostela en Galicia. Fue aquí a los 40 años que Coelho tuvo la inspiración de escribir El peregrino (1987) su primera novela famosa. Un año más tarde publicaría El Alquimista (1988).

Por alguna razón historias como las de Don Roberto Gómez Bolaños y Paulo Coelho siempre me han fascinado. Soy como un coleccionista de estas historias maravillosas. De hecho podría mencionar muchas otras. A los 53 años el vendedor de electrodomésticos norteamericano Raymond Albert Kroc compró un desconocido restaurante McDonald's y la proyectó a lo que conocemos hoy en día. En el plano local a los 51 años el reconocido empresario boyacense Alfonso Ávila creó AeroRepública (más tarde también fundaría EasyFly). Incluso nunca es tarde para transformar el mundo. Según los historiadores el príncipe Siddhartha Gautamá alcanzó la iluminación a los 35 años. Una vez hecho Buda Siddhartha difundió sus mensajes hasta el día de su muerte a los 80 años.

Para ser honesto en el fondo sé perfectamente porque me fascinan estas historias. Vivimos en un mundo enloquecido por andar a las carreras. Particularmente los jóvenes sentimos que, antes de arrancar, se nos está acabando el tiempo para alcanzar nuestros sueños.

Un mundo de logros perdurables

Un día me sentía desesperado. Sentía que mi carrera profesional no iba para ninguna parte. Incluso tal era mi angustia que en aquel momento conseguí una cita para hablar con el reconocido ejecutivo José Vicente Pombo quien dirigía la firma consultora Korn/Ferry International. Aunque hoy me resulta gracioso en ese entonces apenas llevaba dos años de vida profesional. Apenas dos años y sentía que no iba para ninguna parte. Entonces José Vicente me dijo algo muy interesante: “la vida profesional no es una maratón corta. Hay que prepararse para una carrera con más de 40 etapas”

Es desastroso pero la mayoría de nosotros, adultos y jóvenes por igual, sentimos una presión constante por el futuro. Es como una rasquiña que no se quita. Planear la vida sin duda es valioso. Planear una carrera. Planear un trabajo. Planear una familia. Pero la verdad es que muchas veces tanto pensar en el futuro no nos deja vivir tranquilos. Es un duro reto: proyectar la vida y aprender a disfrutar cada segundo. Tener un pie adelante, pero el corazón, la mente, y hasta los riñones en el presente. ¿De qué vale esforzarse tanto si no se disfruta el camino?

La gran ironía es que el mundo está hecho para que alcancemos nuestras más grandes ilusiones más adelante. El poeta del siglo XIX James Russell Lowell alguna vez dijo “una espina de experiencia vale más que un bosque de advertencias”. Si la vida es crear un gran edificio tiene sentido que este sea más poderoso cuando tenemos más ladrillos en nuestra espalda. Pero existe una tendencia irracional a no valorar a los más experimentados. Pensamos que luego de los 40s, 50s o 60s ya no vamos a alcanzar metas promisorias.

Este es un negocio que no le conviene a nadie. Si hoy menospreciamos el potencial de los adultos mayores en muy poco tiempo nos van a menospreciar a nosotros también.

Personalmente me estoy preparando para un mundo de logros perdurables más allá de los 50s y 60s. Según investigaciones recientes, para el año 2035 el número de personas mayores de 65 años va a crecer 66% en el mundo. Siento que la clave va a ser permanecer saludables en cuerpo, mente y alma. Dado que nunca es tarde en la vida tengo el sueño de hacer un máster en literatura. Me encantaría en algún momento dar el salto de escribir artículos a libros. Uno nunca sabe que vela traerá la marea.

Empieza a vivir más sencillamente por fuera - Ernest Hemingway

“El hombre que ha empezado a vivir más seriamente por dentro, empieza a vivir más sencillamente por fuera”

Ernest Miller Hemingway (1899-1961)

“Hoy un día un líder debe aprender a no controlarlo todo”

Entrevista exclusiva con el emprendedor de Stanford Ori Brafman coautor del exitoso libro La estrella de mar y la araña.

¿Qué simbolizan en los negocios la estrella de mar y la araña?

La esencia del libro parte de una diferencia muy básica entre las arañas y las estrellas de mar. Si usted corta la cabeza de una araña esta morirá; pero cuando le corta un brazo a una estrella de mar algo sorprendente sucede. Este se regenera y también en algunas especies se crea toda una estrella de mar nueva. Esto es posible porque sus órganos están distribuidos en sus extremidades. Las estrellas de mar no tienen cerebros que tomen dediciones centralizadas. En otras palabras, las arañas operan de forma central mientras las estrellas de mar son totalmente descentralizadas.

Lo mismo sucede en los negocios, existen organizaciones jerárquicas como las arañas y también estrellas de mar. Y ya que estas tienen estructuras flexibles son mucho más resistentes a los ataques. Estando el poder distribuido en toda la organización no existe una cabeza que se pueda eliminar. El libro trata sobre el profundo impacto de las estrellas de mar en los negocios, los gobiernos y en las organizaciones sin ánimo de lucro.

¿Qué ejemplos puede resaltar de estrellas de mar?

En el pasado no eran comunes estas organizaciones. Un buen ejemplo es Alcohólicos Anónimos AA por su esquema de trabajo en grupos en donde el poder lo tiene la gente que colabora entre sí. Pero crear una estrella de mar siempre fue una ardua tarea pues requería coordinar actividades sin la ayuda de un ente central.

Sin embargo, con el desarrollo de internet cambió esta realidad. Ahora compañías como Wikipedia o eBay son tremendamente exitosas precisamente por su fisonomía de estrellas de mar. Incluso internet en sí misma es un perfecto ejemplo. Cualquier compañía que no requiera un líder o una jerarquía tradicional se puede clasificar en esta especie.

Entonces ¿cuál es su visión de liderazgo?

Nuestra visión tradicional de un líder es la imagen de un gerente general. Personas en lo alto que toman decisiones por todos. ¡La gente corre a su llamado! Pero esta imagen es borrosa en las estrellas de mar. Aquí en vez de un líder omnipotente existe lo que llamamos un “catalizador” que se identifica por su capacidad de empoderar, crear redes y liderar con el ejemplo. Realmente las estrellas de mar no cambian el concepto de liderazgo, simplemente enfatizan el valor de las relaciones humanas y la confianza entre la gente.

Ahora bien, distintas organizaciones requieren diferentes roles de liderazgo. Si usted está en una cirugía o en un avión más vale que haya alguien al mando. Pero de alguna forma en las estrellas de mar los líderes deben aislarse para que estas puedan crecer. Esto es un poco aterrador porque rompe con mucho de lo que hemos aprendido de la gerencia.

¿Cuál es el impacto de una estrella de mar sobre una araña?

Con la proliferación de estrellas de mar cada industria en el mundo sentirá el efecto de la descentralización. ¡Si no es que ya se han transformado! Tal vez el elemento más valioso para destacar de un ecosistema de estrellas de mar es entender que el conocimiento reside en las redes. Cualquier empleado o espectador tiene un conocimiento que es profundamente rico. La pregunta es ¿cómo aprovechar ese conocimiento? Una estrategia es el esquema de Wikipedia, pero también conformar círculos para que las personas puedan compartir o empoderar aun más a los empleados.

La clave es entender el poder de las comunidades. Cualquiera que sea nuestra relación con los consumidores nos podemos beneficiar al crear interacción a partir de una ideología y valores compartidos.

¿Cómo contribuye el libro a formar mejores sociedades?

En la historia, las estrellas de mar han sido el motor del cambio social. Tanto la abolición del esclavismo en Inglaterra, como la participación de la mujer con el voto en Estados Unidos, se dieron gracias a movimientos estrellas de mar. Existe gran poder al darle voz a la gente. Como en el caso del conocimiento en Wikipedia o la creatividad en YouTube, la gente siempre estará complacida de aportar todo lo que pueda. Personalmente este es el aspecto de mayor significado, las personas siempre dan lo mejor de sí cuando tienen la oportunidad de participar. Solo hay que dársela.

¿Qué pensamiento pasa por su mente en estos días?

Pienso en la psicología de las organizaciones. Particularmente en el tipo de personas que suelen atraer. Hoy se requiere un perfil muy distinto. Muchos hemos sido entrenados para entender las organizaciones desde una perspectiva estructurada. Queremos saber quién está a cargo de cada cosa. Pero ahora existe una gran cantidad de emprendedores que sobreviven en el mundo de la ambigüedad. Crean imperios sin conocer cada detalle. Es aquí, donde se pone límite a las reglas, donde florece la creatividad de las personas.

¿Cuál es su más grande sueño?

Por medio de lo que escribo tratar de construir un mundo más conectado. Sé que suena ambicioso, pero tengo claro el inmenso poder de las interacciones sociales.

Autor: Carlos Andrés Vanegas

Para la sección Management de la Revista Dinero